EU AI Act und DSGVO: Was für Österreichs KMU gilt

Machbar an einem Vormittag

Seit dem 2. August 2026 gilt die KI-Verordnung der EU für die meisten Unternehmen unmittelbar. Das betrifft nicht nur Entwickler von KI, sondern auch Unternehmen, die KI im Alltag einsetzen: mit einem Chatbot auf der Website, mit KI-Bildern im Newsletter, mit ChatGPT oder Copilot im Büro, mit Übersetzungstools oder mit einer softwaregestützten Vorauswahl von Bewerbungen.

Das fällt in vielen österreichischen KMU nicht auf, weil die Nutzung beiläufig wirkt. Genau darin liegt das Risiko. Die KI-Verordnung fragt nicht, ob Sie ein Tech-Unternehmen sind. Sie fragt, ob Sie ein KI-System verwenden, bereitstellen oder Ergebnisse gegenüber Menschen einsetzen. Wenn Sie das tun, greifen Pflichten. Seit mehr als einem Jahr gelten außerdem bereits zwei Grundlagen, die erstaunlich oft übersehen werden: die Verbote nach Artikel 5 und die Pflicht aus Artikel 4, dass Beschäftigte, die KI einsetzen, ausreichend KI-Kompetenz haben müssen.

Für die Geschäftsführung zählt deshalb keine abstrakte Debatte, sondern eine einfache Frage: Was davon müssen Sie jetzt wirklich tun, was kostet Zeit, und wo liegt das echte Risiko? Die kurze Antwort lautet: Die KI-Verordnung verlangt bei den meisten KMU vor allem Klarheit, Kennzeichnung und Schulung. Die DSGVO verlangt die mühsamere Arbeit im Hintergrund: eine Rechtsgrundlage, Verträge mit Anbietern, die Prüfung von Datenflüssen in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), Löschung, Auskunft und Zweckbindung, also die Regel, dass Daten nur für den Zweck verwendet werden dürfen, für den Sie sie erhoben haben.

Zwei Regelwerke, zwei verschiedene Fragen

Die KI-Verordnung und die DSGVO regeln nicht dasselbe, und die beiden Prüfungen laufen nebeneinander statt nacheinander.

Die KI-Verordnung fragt: Was tut das System, wie riskant ist der Einsatz, und wer muss darüber informiert werden? Sie schaut also auf die Funktion des Systems und auf seine Wirkung nach außen. Spricht ein Mensch mit einem Chatbot? Dann müssen Sie das offenlegen. Zeigen Sie KI-erzeugte Inhalte? Dann greifen Transparenzpflichten. Setzen Sie KI in einem Bereich mit hoher Tragweite ein, etwa bei der Personalauswahl? Dann bewegen Sie sich in einem deutlich strengeren Regime.

Die DSGVO fragt etwas anderes: Wessen personenbezogene Daten stecken in diesem Einsatz, wofür verarbeiten Sie sie, auf welcher Rechtsgrundlage, mit welchem Anbieter, in welchem Land und mit welchen Rechten für die Betroffenen? Sie schaut also nicht zuerst auf die Technik, sondern auf die Datenverarbeitung.

Für ein KMU ist das der praktische Kern: Wenn Sie nur die KI-Verordnung prüfen, lösen Sie oft den billigeren Teil. Sie kennzeichnen den Chatbot, schulen die Mitarbeitenden und führen eine Liste Ihrer Einsätze. Wenn Sie die DSGVO daneben nicht sauber prüfen, bleibt das teurere Problem offen. Ein typisches Beispiel: Der Chatbot trägt einen korrekten KI-Hinweis, aber der Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter fehlt oder der Datenfluss in ein Land außerhalb des EWR ist nicht sauber geregelt. Dann haben Sie das sichtbare Problem gelöst und das eigentliche Haftungsrisiko stehen lassen.

In Österreich kommt dazu die institutionelle Trennung. Für Datenschutz ist die Datenschutzbehörde zuständig, flankiert durch das österreichische Datenschutzgesetz. Für Fragen zur KI-Verordnung ist die KI-Servicestelle bei der RTR-GmbH seit 1. September 2024 operativ und dient Unternehmen als erste Anlaufstelle. Welche Behörde in Österreich welchen Bereich überwacht, ist noch nicht abschließend geregelt. Prüfen Sie den aktuellen Stand bei der RTR, bevor Sie sich auf eine Zuständigkeit verlassen.

Welche Risikoklasse Ihr Einsatz hat

Die KI-Verordnung arbeitet mit vier praktischen Stufen: verboten, hochriskant, Transparenz, minimal.

Verboten ist die kleine, aber scharfe Kategorie aus Artikel 5. Diese Verbote gelten seit dem 2. Februar 2025. Für ein gewöhnliches KMU spielt diese Stufe meist nur negativ eine Rolle: Sie dürfen bestimmte eindeutig untersagte Praktiken nicht einsetzen. Das ist kein Papierproblem, sondern ein Nutzungsverbot.

Hochrisiko ist die Kategorie, die viele Unternehmen nervös macht, aber nur einen kleineren Teil typischer KMU-Einsätze trifft. Hier gelten strenge Anforderungen. Wichtig ist für Sie vor allem die Entlastung: Fast alles, was ein nichttechnisches KMU im Alltag nutzt, landet nicht hier, sondern bei Transparenz oder minimalem Risiko.

Transparenz ist die Stufe, die für viele KMU seit dem 2. August 2026 konkret relevant ist. Artikel 50 verlangt in bestimmten Fällen klare Hinweise. Menschen müssen wissen, dass sie mit KI interagieren, wenn das nicht offensichtlich ist. Menschen müssen auch in bestimmten Fällen erkennen können, dass Inhalte künstlich erzeugt oder manipuliert wurden.

Minimal ist der große Rest. Wenn Sie KI intern als Hilfsmittel nutzen, etwa zum Entwurf eines Newsletters, zur Formulierung von Texten oder zur Ideensammlung, dann landen Sie oft in dieser Zone. Das heißt nicht rechtsfrei. Es heißt nur: Die KI-Verordnung verlangt wenig oder nichts Spezifisches aus der Risikologik. Die DSGVO kann trotzdem voll greifen, wenn Sie personenbezogene Daten verarbeiten.

Für die erste Einordnung reichen in einem KMU meist zwei Fragen.

Erstens: Entscheidet die KI allein etwas mit erheblicher Wirkung über einen Menschen?

Zweitens: Prüft ein Mensch das Ergebnis wirklich, bevor es zählt?

Wenn Sie beide Fragen sauber beantworten, sortieren Sie die meisten Fälle richtig vor. Ein Übersetzungstool für Produkttexte, ein Bildgenerator für Social Media oder ein Assistent für E-Mails liegen meist weit weg von Hochrisiko. Ein Chatbot auf der Website fällt regelmäßig in den Transparenzbereich. Eine echte Bewerbervorauswahl oder Personalentscheidung ist die Ausnahme, die KMU sehr wohl trifft: Beschäftigung, Arbeitnehmermanagement und Zugang zur Selbständigkeit gehören in Anhang III. Wer KI dort eigenständig zur Bewertung oder Vorauswahl einsetzt, muss sehr genau hinsehen.

Wichtig ist der Zeitfaktor: Durch den Digital Omnibus, ein EU-Gesetzespaket, das mehrere Fristen verschoben hat, gelten die Pflichten für eigenständige Hochrisiko-Systeme nach Anhang III erst ab dem 2. Dezember 2027. Für Hochrisiko-Fälle über Anhang I, also KI als Sicherheitsbauteil regulierter Produkte, gilt nun der 2. August 2028. Das entlastet viele Unternehmen. Es entlastet Sie aber nicht bei den schon geltenden Transparenzpflichten, Verboten und der KI-Kompetenz.

Was die DSGVO zusätzlich verlangt

Die DSGVO stellt die Fragen, die in der Praxis Arbeit machen. Sie müssen prüfen, ob Sie überhaupt personenbezogene Daten in das KI-System geben. In einem KMU lautet die ehrliche Antwort oft: ja.

Wenn Ihre Mitarbeitenden Kundendaten, E-Mail-Inhalte, Bewerbungsunterlagen, Supportanfragen oder interne Leistungsdaten in ChatGPT, Copilot, einen Chatbot oder ein Übersetzungstool eingeben, verarbeiten Sie personenbezogene Daten. Dann brauchen Sie zuerst eine Rechtsgrundlage. Im Unternehmen ist das je nach Fall Vertragserfüllung, berechtigtes Interesse, rechtliche Verpflichtung oder in Ausnahmefällen eine Einwilligung. Sie müssen diese Grundlage konkret bestimmen. „Wir arbeiten jetzt effizienter" reicht nicht.

Dann folgt der Vertrag mit dem Anbieter. Wenn der KI-Anbieter Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Das betrifft etwa den Chatbot-Dienstleister, das Newsletter-Tool mit KI-Funktion, den Übersetzungsdienst oder einen SaaS-Anbieter, der Texte und Prompts verarbeitet. Fehlt der Vertrag, fehlt eine zentrale Datenschutzbasis.

Der nächste Punkt sind Daten, die den EWR verlassen. Viele KI-Dienste arbeiten ganz oder teilweise mit Infrastruktur außerhalb Europas. Lesen Sie deshalb die Vertragsunterlagen und die Transferinformationen des Anbieters: Wohin fließen die Daten, auf welcher Grundlage, und welche Zusatzmaßnahmen sind nötig? Wer diese Frage gar nicht erst stellen will, betreibt Anwendungen, Datenbanken und Agentenlaufzeiten von vornherein auf europäischen Servern; wie das aussieht, beschreibt unsere Seite zu Claude im Unternehmen.

Danach kommen Betroffenenrechte und Löschung. Wenn eine Person Auskunft verlangt, müssen Sie sagen können, welche Daten Sie in welchem System verarbeiten. Wenn eine Löschung verlangt wird, müssen Sie klären, was im Quellsystem, im KI-Tool, in Logs und in Exporten liegt. Ohne Verzeichnis und ohne klare Prozesse scheitert das im Alltag. Dasselbe gilt für die Zweckbindung. Sie dürfen Bewerbungsunterlagen nicht einfach in ein allgemeines Tool kippen und später zum Training interner Muster oder für andere Zwecke weiterverwenden, nur weil es technisch bequem ist.

Eine Entlastung gehört an dieser Stelle dazu: Das meiste davon sollten Sie ohnehin schon haben. Wenn Ihre Verträge mit Dienstleistern und Ihre Datenschutzerklärung aktuell sind, ist ein großer Teil dieser Arbeit bereits erledigt, und die KI-Verordnung legt weniger obendrauf, als es zunächst aussieht.

Die Praxisbeispiele sind unspektakulär, aber genau deshalb gefährlich:

Ein Website-Chatbot: KI-Verordnung, Sie kennzeichnen die Interaktion als KI. DSGVO, Sie prüfen Rechtsgrundlage, Datenschutzhinweise, Auftragsverarbeitungsvertrag, Speicherfristen, Logdaten und den Datenfluss des Dienstleisters.

KI-Bilder im Newsletter: KI-Verordnung, Transparenz kann relevant sein, vor allem bei realitätsnahen oder manipulativen Inhalten. DSGVO, sobald reale Personen oder Personenbezug im Material steckt, prüfen Sie Herkunft, Rechte und Zweck.

ChatGPT oder Copilot im Büro: KI-Verordnung, Sie schulen die Mitarbeitenden nach Artikel 4. DSGVO, Sie regeln, welche Daten in Prompts dürfen, welche nicht, und auf welcher Vertragsbasis der Anbieter Daten verarbeitet.

Bewerbungsvorauswahl: KI-Verordnung, möglicher Hochrisiko-Bereich nach Anhang III. DSGVO, Sie verarbeiten besonders sensible Daten, müssen die Rechtsgrundlage belastbar begründen, Betroffene klar informieren und den gesamten Ablauf dokumentieren.

Die Termine, sortiert nach dem, was Sie jetzt tun müssen

Zuerst die bereits geltenden Termine, dann die späteren Sonderfälle.

Der verbreitete Irrtum zum Dezember-Termin ist wichtig: Der Digital Omnibus hat den allgemeinen Start der Transparenzpflichten nicht verschoben. Seit dem 2. August 2026 müssen Menschen weiterhin erfahren, dass sie mit KI sprechen oder KI-erzeugte Inhalte sehen. Die Schonfrist bis 2. Dezember 2026 betrifft nur die maschinenlesbare Kennzeichnung synthetischer Inhalte nach Artikel 50 Absatz 2 und nur für bereits vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebrachte generative Systeme.

Ihre ersten fünf Schritte

1. Erfassen Sie alle KI-Einsätze im Unternehmen. Fragen Sie jede Abteilung: Wo läuft bei uns überhaupt KI? Nehmen Sie Chatbots, Office-Assistenten, Übersetzung, Marketingtools, Bildgeneratoren, HR-Software und Website-Plugins auf. Ziel ist eine einfache Liste mit Zweck, Anbieter, Datenarten und verantwortlicher Person. Aufwand: ein halber bis ein ganzer Arbeitstag.

2. Ordnen Sie jeden Einsatz in drei Spalten ein: Risikostufe, Datenbezug, Außenwirkung. Prüfen Sie pro Eintrag: Fällt das unter Transparenz oder minimal, gibt es personenbezogene Daten, und sehen Kunden, Bewerber oder Beschäftigte das Ergebnis? Markieren Sie Personalthemen sofort gesondert. Aufwand: ein halber Tag.

3. Kennzeichnen Sie zuerst, schulen Sie danach. Den Website-Chatbot klar zu kennzeichnen und Hinweise dort zu ergänzen, wo Menschen mit KI interagieren oder KI-Inhalte sehen, ist eine Sache von ein bis zwei Stunden. Die Schulung ist der größere Posten: Beschäftigte, die KI nutzen, brauchen Klarheit über erlaubte Daten, verbotene Eingaben, Prompt-Praxis und Eskalation. Artikel 4 gilt seit dem 2. Februar 2025, nicht erst seit August 2026. Aufwand: Kennzeichnung wenige Stunden, Schulung ein bis zwei Tage.

4. Prüfen Sie für jeden relevanten Dienst die Datenschutzbasis. Sammeln Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag, die Datenschutzhinweise, die Liste der Unterauftragsverarbeiter, also der Dienstleister, die Ihr Anbieter selbst einsetzt, die Speicherfristen und die Angaben zu Datenflüssen außerhalb des EWR. Entscheiden Sie pro Einsatz die Rechtsgrundlage. Rechnen Sie hier nicht in Arbeitstagen, sondern in Wochen: Der größte Teil ist Warten auf Antworten der Anbieter. Für diesen Schritt ziehen die meisten KMU einen Datenschutzberater oder eine auf KI spezialisierte Kanzlei bei, und das ist die richtige Entscheidung. Wenn Sie einen Einsatz nicht dokumentieren können, behandeln Sie ihn als offen und nicht als erledigt.

5. Regeln Sie die Nutzung intern mit einfachen, verbindlichen Leitplanken. Legen Sie fest, welche Daten nie in externe KI-Tools dürfen, wer freigibt, wann ein Mensch prüfen muss und wie Auskunft oder Löschung organisatorisch funktionieren. Für HR-Anwendungen und alle Fälle mit erheblicher Wirkung auf Menschen richten Sie eine gesonderte Prüfung ein. Aufwand: ein bis zwei Tage.

Was Sie nicht tun müssen

Sie müssen als gewöhnliches KMU im Transparenzbereich keinen KI-Beauftragten ernennen. Sie müssen keine Zertifizierung einkaufen. Sie müssen auch kein eigenes, schweres Managementsystem nur für KI aufbauen, wenn Sie im Alltag vor allem Chatbots, Office-Assistenten, Übersetzung und Marketingwerkzeuge nutzen.

Sie müssen ebenfalls nicht auf einen angeblich späteren allgemeinen Starttermin warten. Genau das ist derzeit eine teure Ausrede. Der Dezember-Irrtum zeigt das gut: Die Schonfrist bis 2. Dezember 2026 wird häufig fälschlich auf alle Transparenzpflichten bezogen. Das ist falsch. Die Kernpflicht, Menschen mitzuteilen, dass sie mit KI sprechen oder KI-erzeugte Inhalte sehen, gilt seit dem 2. August 2026.

Die Verordnung hat Zähne, und die Größenordnung sollten Sie kennen. Artikel 99 der KI-Verordnung sieht bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes für verbotene Praktiken vor, bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent für die übrigen Pflichten und bis zu 7,5 Millionen Euro oder 1 Prozent für falsche Angaben gegenüber Behörden. Entscheidend für Sie ist Absatz 6 desselben Artikels: Für KMU gilt jeweils der niedrigere der beiden Beträge, nicht der höhere. Die Zahlen bleiben damit an Ihre Größe gekoppelt, und die Frage ist nicht, ob Sie ruiniert werden, sondern ob Sie eine vermeidbare Strafe zahlen.

Sie müssen auch nicht jedes Tool sofort verbieten. Ein pauschales Verbot klingt entschlossen, löst aber selten das Problem. Sie brauchen stattdessen Übersicht, Freigrenzen, Schulung und saubere Datenschutzgrundlagen. Für die meisten KMU ist das in wenigen Tagen strukturiert aufgesetzt, wenn die Geschäftsführung das Thema klar priorisiert.

Am Anfang steht deshalb keine große Governance-Folie, sondern eine ehrliche Bestandsaufnahme. Wenn Sie wissen, wo in Ihrem Unternehmen bereits heute KI läuft, können Sie fast alle Pflichten in der richtigen Reihenfolge abarbeiten: zuerst sichtbar kennzeichnen und schulen, dann die datenschutzrechtliche Basis pro Einsatz sauber schließen.

Wenn Sie diese Bestandsaufnahme nicht allein machen wollen, führen wir sie mit Ihnen durch und ordnen jeden gefundenen Einsatz in einem Durchgang ein. Schreiben Sie uns, was bei Ihnen bereits läuft.

Dieser Artikel bietet eine Orientierung für die Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung.