Was das Unternehmen betreibt und was es schon besitzt

Das Inventar hält fest, was das Unternehmen in Production hat, bevor ein Prozess bewertet wird: welche Microsoft 365 Services Service für Service bereitgestellt sind, was die Terminplanungs-, Rechnungs- und Buchhaltungssysteme halten, welche Postfächer und Dateifreigaben die Arbeitsdokumente tragen und welche Tabellen mit der Zeit zu Datenbanken geworden sind.

Das Inventar kommt direkt aus den laufenden Systemen und ist an dem Tag aktuell, an dem die Arbeit beginnt. Zwei Befunde kommen dabei immer heraus. Der eine ist Leistung, die schon auf der Rechnung steht und nie geöffnet wurde: Arbeit, die ohne neuen Einkauf starten könnte. Der andere sind Tabellen, die in Excel gepflegt und anderswo abgetippt werden, wo sich die Handstunden sammeln, bevor überhaupt ein Prozess bewertet ist.

Beide Befunde bestimmen mit, welche Routen offenstehen, sobald die Zeitfresser gefunden sind.

Wiederkehrende Arbeit gefunden, bewertet und auf KPIs abgebildet

Wiederkehrende Arbeit kommt aus den Systemen selbst: die Ticket-Queue, Postfächer und geteilte Kalender, Business-Apps und die Tabellen, die zu Datenbanken geworden sind. Eine Session mit dem ganzen Büro bestätigt Häufigkeit und Aufwand pro Eintrag und legt fest, welche fünf weitergehen.

Jeder Prozess wird über drei Messwerte bewertet: wie oft er im Monat läuft, wie viele Minuten ein Durchlauf dauert und wie viel Nacharbeit dahintersteckt. Sechs Eignungskriterien bewerten weiter: Regelmäßigkeit, Eingangsdaten, Prüfbarkeit, Folgen eines Fehlers, Systemzugriff und Abnahmekriterien. Die Summen liegen zwischen 6 und 30.

Jeder ausgewählte Prozess bekommt dann einen KPI: eine Baseline in Stunden pro Monat, festgehalten mit Datum und mit dem Hinweis, ob gemessen oder geschätzt wurde. Dieselbe Messung nach der Änderung zeigt, was sich bewegt hat.

Die Rechtslage steht vor der ersten Lizenz

Die Prüfung nach DSGVO und EU AI Act läuft in diesem Durchgang, bevor ein Modell an Unternehmensdaten kommt. Ihr Gegenstand ist das Estate, wie es heute läuft: eine Architecture, die es noch nicht gibt, lässt sich nicht bewerten. Eine Aufgabe, die personenbezogene Daten berührt, behält ihren Platz und bekommt eine Prüfung dazu, statt an einer Formalie zu scheitern.

Für ein kleineres Unternehmen zählt die Plan-Stufe mehr als der Seat-Preis. Die Zahl der Seats vergleicht sich leicht; was eine Stufe von der nächsten trennt, sind die Bedingungen, die für Unternehmensinhalte gelten, sobald sie hineingehen. Eine Beratung genau dieses Zuschnitts wurde zwischen 2026-08-06 und 2026-08-11 geliefert.

Auf dem Tisch liegt danach: eine Checkliste pro Stakeholder-Rolle und Onboarding-Material für die Mitarbeiter, die die Tools nutzen werden. Weil die Rechtsfrage zuerst läuft, lässt sich die Phase gefahrlos abbrechen: kein Lizenzjahr, das verteidigt werden muss.

Sechs
Eignungskriterien je Prozess, Summe zwischen 6 und 30
Eine Session
mit dem ganzen Büro und der Geschäftsführung, um die Liste zu bestätigen, zu bewerten und festzulegen
9 Fragen
zur Route, in fester Reihenfolge gestellt, die erste Übereinstimmung gewinnt
Genau 5
ausgewählte Prozesse, jeder mit einem Ausgangswert in Stunden pro Monat

Die laufenden Systeme entscheiden, was gebaut wird

Zählen, was ohnehin schon bezahlt ist 2 Schritte
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Was das Unternehmen in Production hat

Das Inventar kommt aus den laufenden Systemen selbst: welche Microsoft 365 Services im Tenant bereitgestellt sind, was die Buchhaltungs- und Terminplanungs-Apps halten, welche Postfächer und Dateifreigaben die Arbeitsdokumente tragen, was im Ticketsystem liegt und welche Tabellen zu Datenbanken geworden sind. Weil direkt aus dem Laufenden gelesen wird, stimmt die Zählung an dem Tag, an dem die Arbeit beginnt.
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Die Leistung, die schon auf der Rechnung steht

Der Durchgang hält Service für Service fest, was bereitgestellt ist und was tatsächlich jemand öffnet. Mail, Dateien, Kalender, Teams und SharePoint zählen als Arbeit, die ein Agent übernehmen könnte, denn genau das entscheidet, welche Aufgaben überhaupt eine Route haben. Was bereitgestellt und nie geöffnet wurde, taucht hier auf: Arbeit, die ohne neuen Einkauf starten könnte.
Wiederkehrende Arbeit gefunden und bewertet 3 Schritte
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Wiederkehrende Arbeit aus den laufenden Systemen

Wiederkehrende Arbeit kommt aus den Systemen selbst: die Ticket-Queue für Anfragen, die nach Plan eintreffen, Postfächer und geteilte Kalender für Aufgaben nach festem Muster, Business-Apps für Prozesse, die auf bekannte Trigger hin wiederkehren, und als Datenbank genutzte Tabellen für Arbeit, die regelmäßig kopiert oder abgetippt wird. Eine Session mit dem Büro bestätigt danach Häufigkeit und Aufwand pro Eintrag und klärt offene Punkte, bevor die Bewertung beginnt.
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Sechs Eignungskriterien für jeden Prozess

Jeder Prozess trägt drei Messwerte: wie oft er im Monat läuft, wie viele Minuten ein Durchlauf dauert und wie viel Nacharbeit dahintersteckt. Sechs Eignungskriterien bewerten ihn dann: Regelmäßigkeit, Eingangsdaten, Prüfbarkeit, Folgen eines Fehlers, Systemzugriff und Abnahmekriterien. Die Summen liegen zwischen 6 und 30. Daraus entsteht eine Rangliste in einer gemeinsamen Einheit, und die Auswahl arbeitet mit diesen Zahlen.
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Eine bestätigte Liste mit genau fünf Prozessen

Die bewertete Liste wird nach Stunden pro Monat gegen die Eignungssumme gereiht. Eine Session mit dem ganzen Büro und der Geschäftsführung legt genau fünf Prozesse fest. Nennen zwei oder mehr Personen denselben Prozess, ist das ein Signal: meist lohnt sich genau dieser zuerst. Die fünf bestätigten Prozesse tragen je einen KPI in Stunden pro Monat, bereit für den Baseline-Schritt.
Eine Route pro Aufgabe 2 Schritte
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Neun Fragen in fester Reihenfolge, die erste Übereinstimmung gewinnt

Neun Fragen laufen in fester Reihenfolge, und die erste Übereinstimmung gewinnt. Unklare Workflows bekommen einen Planungsschritt, Arbeit, die in Outlook, Excel oder Teams lebt, nimmt die Microsoft 365 Route, ein Portal ohne Schnittstelle geht in die Browser-Automation, und ein fester Hausstandard wird zum Skill oder zum MCP Connector. Weil die Fragen der Reihe nach laufen, bestimmt die Aufgabe selbst die Route, und die Logik ist festgehalten und nachlesbar.
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Ein Datenblatt pro Aufgabe, gemessen in Stunden pro Monat

Jeder ausgewählte Prozess bekommt ein Datenblatt: wer ihn ausführt, wer das Ergebnis abnimmt, die heutigen Stunden pro Monat mit Datum und Quelle dieser Zahl, ob sie gemessen oder geschätzt wurde, und ein Zielwert in derselben Einheit. Die Baseline ist der KPI, der die Wirkung sichtbar macht: dieselbe Messung nach der Änderung zeigt, was sich bewegt hat.
Die Rechtsfrage zuerst 3 Schritte
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Geklärt, bevor der erste Seat gekauft wird

Die Prüfung nach DSGVO und EU AI Act sitzt im selben Durchgang und läuft über die Systeme, die bereits in Production sind. Der Risk Tier wird eingestuft, bevor eine Entscheidung über eine Route fällt: Die Stellen, an denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, werden lokalisiert, und Aufgaben, die sie berühren, werden zur Prüfung markiert. Weil die Prüfung am Realen läuft, deckt sie das Estate ab, das die Arbeit später trägt.
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Wo die Daten liegen, Service für Service

Die Prüfung liefert ein EU-gehostetes Betriebskonzept, die Datenschutzbedingungen pro angebundenem Service und den praktischen Unterschied zwischen Team- und Enterprise-Lizenzbedingungen, denn die Plan-Stufe bestimmt, ob Unternehmensinhalte auf die Aufgabe beschränkt bleiben, für die sie übergeben wurden. Der Eintrag nennt für jeden Service im Scope den physischen Standort, den Betreiber, das Zugriffsmodell und das Backup-Ziel.
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Umsetzbarer Handover pro Stakeholder-Rolle

Der Handover ist ein Satz Artefakte, mit denen sich sofort arbeiten lässt: eine Checkliste pro Stakeholder-Rolle, Onboarding-Material für die Menschen, die die Tools nutzen werden, Governance-Empfehlungen, die benennen, wer was freigibt, und die bewertete Prozessliste mit je einer führenden Route und einer KPI Baseline in Stunden pro Monat für jeden der fünf. Das verlässt den Raum, und darauf baut die nächste Phase auf.

Häufige Fragen

Müssen wir etwas ersetzen, das wir schon betreiben?
Nein. Das hier ist eine Bestandsaufnahme, kein Migrationsplan. Das Buchhaltungssystem, die Dateifreigaben, die Postfächer und das Ticketsystem werden aufgenommen, wie sie sind, und die Route pro Aufgabe wird so gewählt, dass sie mit diesen Systemen arbeitet und nicht an ihnen vorbei. Wie ein Connector vor einem System sitzt, ohne es anzufassen, zeigt die Seite zu den Automations. Lässt sich eine Aufgabe nur durch den Ersatz eines Systems lösen, steht genau das im Bericht und bleibt eine eigene Entscheidung.
Verlassen unsere Daten das Land?
Das wird pro angebundenem Service beantwortet, bevor etwas angebunden wird. Die Prüfung liefert ein EU-gehostetes Betriebskonzept und listet die Datenschutzbedingungen zu jedem Service im Scope, sodass der Eintrag für jeden Service den physischen Standort, den Betreiber, das Zugriffsmodell und das Backup-Ziel hält. EU-gehostete AI Optionen stehen daneben, damit der Modellanbieter eine ausdrückliche Entscheidung wird.
Was kostet uns der Discovery-Durchgang an Zeit?
Die Discovery liest die laufenden Systeme direkt und erzeugt die erste Liste aus dem, was dort ohnehin festgehalten ist. Eine Session mit dem ganzen Büro und der Geschäftsführung bestätigt Häufigkeit und Aufwand, klärt offene Punkte und legt genau fünf fest. Kein Schulungstag, keine Systemänderung und keine Lizenz in dieser Phase. Aus der Session gehen hervor: eine bewertete Liste mit einer führenden Route pro Prozess, ein Datenblatt pro ausgewähltem Prozess mit seiner KPI Baseline, der Satz Checklisten pro Stakeholder-Rolle und die schriftliche Position zu DSGVO und EU AI Act.
Und wenn sich herausstellt, dass sich nichts zu automatisieren lohnt?
Dann ist das das Ergebnis, und mehr als der Durchgang wurde nicht ausgegeben. Die Eignungssummen und die Stunden pro Monat liegen vor jeder Ausgabe auf dem Tisch, ein Prozess mit niedriger Punktzahl wird also einfach nicht ausgewählt. So oder so endet der Durchgang mit denselben Dingen in der Hand: die bewertete Prozessliste mit einer führenden Route pro Prozess, ein Datenblatt pro ausgewähltem Prozess mit seiner Baseline, der Satz Checklisten pro Stakeholder-Rolle und die schriftliche Position zu DSGVO und EU AI Act.