Verwalten Sie Mitglieder, Verträge, Zahlungen und offene Posten an einem Ort, mit Foto und Ausweis zu jedem Datensatz. Wer mit der Zahlung in Rückstand gerät, fällt automatisch in die passende Mahnstufe, mit Rücklastschriftgebühren und einer nachvollziehbaren Historie. Zum Monatsabschluss liegen die Zahlungsstände bereit, dazu die Mitgliederstatistik nach Jahr.
Der agentische Teil
Ein Mahn-Agent erstellt gestaffelte Mahnlisten und Fälligkeitsläufe für halb- und jährliche Zahler, ein zweiter Agent gleicht Bankbuchungen automatisch ab und sortiert sie in vier Kategorien: passend, zu prüfen, Rücklastschrift, nicht zuordenbar. Für jedes säumige Mitglied stellt ein weiterer Agent eine Inkassomappe als PDF samt strukturiertem Export zusammen. Jeder Lauf hält vor der Buchung oder dem Versand für eine Prüfung an, sodass nichts ohne Ihre Freigabe hinausgeht.
Hauptfunktionen
- Zentrale Mitgliederdatenbank mit Verträgen, Zahlungen und offenen Posten
- Automatische Berechnung von Vertragssaldo und Mitgliedsstatus
- Ansichten für Mitglieder, Verträge, Zahlungen, offene Posten, Verlängerung und Statistik
- Anmeldung mit Rollen und Berechtigungen
- Abfragen zu Mitgliederdaten, ohne einen Bericht zu öffnen
- Fertige Arbeitsabläufe für Mahnlisten, Fälligkeiten, PDF-Ausgabe und Export
- Kontrollschritt vor jedem Lauf, mit vollständigem Verlauf
- Überblick über offene Posten und Zahlungsstatus
- PDF-Tabellenbaukasten für Mahnungen und Inkassomappen
- Abfrage in normaler Sprache zur Beschreibung eines Laufs
Einsatzszenarien
- Verschaffen Sie sich zum Monatsabschluss einen vollständigen Überblick über Zahlungsstände und offene Posten.
- Lassen Sie ein säumiges Mitglied automatisch in die passende Mahnstufe fallen, samt Rücklastschriftgebühr und Historie.
- Übergeben Sie Ihrem Inkassobüro eine fertige Mappe je säumigem Mitglied, mit strukturiertem Export.
- Behalten Sie jede Buchung im Griff, weil ein Kontrollschritt vor Buchung oder Versand innehält.
Was wir für Sie bauen
- Ihre eigenen Vertragsarten und Preisregeln
- Mahnzeitpunkt und Mahngebühren nach Ihren Regeln
- Alle Listenwerte und Bezeichnungen in der Sprache Ihres Vereins
- Ihr eigenes Erscheinungsbild auf jedem Bildschirm
- Mail-Vorlagen in Ihrem Ton
- Übernahme Ihrer bestehenden Mitgliederdaten
- Exportformat für Ihr Inkassobüro
- Ihre Mahnstufen und Gebührenhöhen
- Fristen je Vertragsart
- Die Exportspalten, die Ihr Inkassobüro verlangt
- Wortlaut und Layout der Schreiben
- Welche Schritte manuell bleiben
