Verwandeln Sie ein Foto oder eine Mail ins gemeinsame Postfach in einen geprüften Buchungsvorschlag, das Original bleibt dabei archiviert. Jede Buchung erscheint zuerst in Klartext und wird erst nach Ihrem Ja gebucht, vom Schreibtisch, Handy oder Tablet aus. Wer lieber Tempo will, kann die direkte Buchung ohne Prüfung einschalten.
Der agentische Teil
Ein Agent liest jeden Beleg aus und bereitet Betrag, Steuer, Konto und Kontakt vor, ob als Foto, PDF oder Mail im gemeinsamen Postfach. Er gleicht Lieferant und Text mit der eigenen Buchungsgeschichte ab und reiht den Vorschlag gegen den Kontenplan, mit der Begründung, warum genau dieses Konto passt. Kann er eine Zeile nicht sicher zuordnen, lässt er sie offen und bearbeitbar. Bei einem Belegfoto fragt er zuerst, ob die Ausgabe geschäftlich oder privat ist, damit beides nicht vermischt wird.
Hauptfunktionen
- Beleg-Ablage per Drag-and-drop an jeder Stelle der Anwendung
- Automatische Erkennung der Angaben aus dem Beleg
- Original wird archiviert
- Beleg gelangt erst nach Kontrolle in die echten Daten
- Automatische Zuordnung zur passenden Kategorie
- Laufende Postfach-Prüfung, Mailtext auch als PDF
- Ein Agent führt durch die Übernahme
- Durchgehend automatisiert getestet
- Jede Rechnung wird automatisch vorbereitet: Betrag, Steuer, Konto, Kontakt
- Im Standardmodus wird nichts gebucht, bevor Sie die Zeile bestätigt haben
- Bestätigung läuft direkt im Chat, Zeile für Zeile
- Die schnelle Direktbuchung ohne Prüfung bleibt als Option wählbar
- Jeder so gebuchte Beleg trägt eine Kennzeichnung in der Liste
- Der Vorschlag stützt sich auf die eigenen, bereits gebuchten Belege
- Lieferant und Text werden gegen den Kontenplan abgeglichen und gereiht
- Jeder Vorschlag kommt mit der Begründung, warum genau dieses Konto passt
- Eine unklare Zeile bleibt offen und bearbeitbar
- Derselbe Vorschlag erscheint im Buchungsformular wie im Chat
- Erkannte Angaben in Klartext vor der Buchung
- Bestätigte Buchungen exakt wie angezeigt
- Jede AI-Buchung protokolliert, sensible Daten unkenntlich
- Schalter für die volle Historie
Einsatzszenarien
- Eine Lieferantenrechnung kommt per Mail ins gemeinsame Postfach. Ein Agent liest Betrag, Steuer, Konto und Kontakt heraus und legt einen Buchungsvorschlag an, der erst nach Bestätigung im Chat gebucht wird.
- Ein Beleg lässt sich nicht sicher einem Konto zuordnen, weil der Lieferant zum ersten Mal auftaucht. Die Zeile bleibt offen und bearbeitbar, bis jemand sie von Hand zuordnet.
- Ein Mitarbeiter fotografiert einen Tankbeleg unterwegs vom Handy aus. Der Agent fragt zuerst, ob die Ausgabe geschäftlich oder privat ist, bevor überhaupt etwas gebucht wird.
- Wer viele gleichartige Belege hat und Tempo will, schaltet die direkte Buchung ohne Prüfung ein. Jeder so gebuchte Beleg trägt danach eine eigene Kennzeichnung in der Liste.
Was wir für Sie bauen
- Welche Felder ein Datensatz am Ende hat
- Wie jede Belegart ausgelesen wird
- Die Liste der Kategorien und wohin sie führen
- Das gemeinsame Postfach und seine Berechtigung
- Der Speicherort für die archivierten Originale
- Wer einen Beleg vor der Übernahme prüft
- Die Felder, die Ihre Buchhaltung zwingend braucht
- Die Begriffe, mit denen Ihr Büro tatsächlich arbeitet
- Welche Angaben im Prüfformular zu sehen sind
- Ob standardmäßig geprüft oder direkt gebucht wird
- Die Einrichtung in genau dem Chat-Programm, das Sie schon nutzen
- Ihr Kontenplan und die Buchungsgeschichte, aus der gelernt wird
- Die Felder, nach denen für Ihr Unternehmen abgeglichen wird
- Ab wann eine Zeile lieber einem Menschen überlassen wird
- Kategorien im Betrieb und deren Absetzbarkeit
- Österreichische Steuerregeln hinter der Trennung
- Buchungshistorie, aus der der Agent lernt
