Verschicken Sie Bestätigungen, Absagen, Termin- und Servicehinweise aus Ihrem eigenen Postfach, mit Ihren Vorlagen und Ihrem Absender. Jede Nachricht ist nach dem Versand nachvollziehbar und gegen Änderungen gesperrt. Ein Testmodus leitet alles auf eine Testadresse um, solange Sie noch proben.
Der agentische Teil
Ein Agent wählt für jeden Anlass die passende Vorlage aus Bestätigung, Absage, Termin- oder Servicehinweis und verschickt die Nachricht über das eigene Postfach. Nach dem Versand sperrt er die Nachricht gegen weitere Änderungen und hält den Versand nachvollziehbar fest. Im Testmodus leitet er jede Nachricht automatisch auf die Testadresse um, bevor sie eine echte Postfach-Adresse erreicht.
Hauptfunktionen
- Sendemuster für das eigene Postfach, ohne persönliches Passwort
- Ein Schalter für Mailversand ein oder aus
- Zuverlässiger Start auch ohne hinterlegte Vorlage
- Einmalige Freigabe durch den Microsoft-Kontoadministrator
- Sichere Formatierung, kein Einschleusen von Code
- Anbindung an ein Kontaktformular auf separater Website
- Alle Testmails auf eine Testadresse umgeleitet
- Sicherer Umgang mit den Zugangsdaten
Die Vorlagensammlung ist wiederverwendbar aufgebaut, über Bestätigungen, Absagen, Hinweise und Selbstbedien-Links hinweg.
Einsatzszenarien
- Ein Kunde bucht einen Termin, und die Bestätigung soll aus einem echten Firmenpostfach kommen. Die Nachricht läuft über das eigene Postfach im Unternehmen.
- Ein Entwickler testet eine neue Vorlage und will nicht riskieren, dass ein Testkunde versehentlich eine echte Mail bekommt. Der Testmodus leitet jede Nachricht auf die Testadresse um.
- Ein Kontaktformular auf einer separaten Website soll automatisch eine Empfangsbestätigung auslösen. Die Anbindung an das Kontaktformular übernimmt das.
- Eine bereits versendete Bestätigung soll sich im Nachhinein nicht mehr verändern lassen, etwa für die Nachvollziehbarkeit. Jede Vorlage wird nach dem Versand gesperrt.
Was wir für Sie bauen
- Registrierung und Freigabe durch den Microsoft-Administrator
- Das Postfach, aus dem versendet wird
- Vorlagentexte und Erscheinungsbild, in Ihrem Ton
- Empfänger und Kopie-Verteiler
- Testadresse für die Testumgebung
Der Großteil der Arbeit steckt in den Vorlagentexten selbst.
