Verwalten Sie Kurszeiten, Trainerprofile und Ausfälle an einem Ort, direkt per Touch am Tablet in der Halle, und speisen Sie mit denselben Daten Ihre Vereins-Website. Anfragen von Interessenten landen in einem eigenen Postfach, mit einer Antwort, die bereits im Ton Ihres Vereins vorformuliert ist. Kursplan und Trainerprofile auf der Website bleiben dabei automatisch aktuell.
Der agentische Teil
Ein Antwort-Agent formuliert jede eingehende Anfrage im Ton Ihres Vereins vor, bevor sie das Postfach erreicht. Ein zweiter Agent beantwortet Fragen im Chat direkt aus denselben Daten: den Kursplan für einen Tag oder ein Wochenende, offene Vertretungslücken oder die Zahl unbeantworteter Anfragen. Ein dritter Agent liest jeden freien Wunschtermin gegen die Wiener Zeitzone und den Eingangszeitpunkt der Anfrage und wandelt ihn in ein festes Datum um, auch nachträglich für ältere Anfragen. Für die kommenden Tage listet derselbe Agent die anstehenden Probetrainings in Datumsreihenfolge, damit das Team weiß, wer als Nächstes kommt.
Hauptfunktionen
- Eine Datenbasis für Kurse, Trainer, Ausfälle, Vertretungen und Anfragen, mit Rollen
- Verwaltungs-App mit Personaltafel per Touch für Tablets
- Antwort-Agent für Anfragen, im Ton des Vereins
- Website-Bausteine: Kursplan mit Filtern, Trainer-Karussell, Galerie, Video, Anfragen
- Kursplan nach Tag, Wochentag, Wochenende oder Trainer
- Ausfälle, betroffene Kurse und offene Vertretungslücken
- Wochenauslastung nach Disziplin und Trainer
- Unbeantwortete Anfragen, älteste zuerst, mit Alter in Tagen
- Anfragezahlen nach Zeitraum und vollständiger Antwortverlauf
- Jede Abfrage über API-Key oder Anmeldung gesichert
- Freitext-Wunschtermin erkannt und in ein Datum umgewandelt
- Wiener Zeitzone und Eingangszeitpunkt als Referenz
- Admin-Lauf ergänzt Termine bei älteren Anfragen
- Chat-Werkzeug listet anstehende Probetrainings nach Datum
Einsatzszenarien
- Planen Sie den Kursplan direkt am Tablet in der Halle, ohne zurück ins Büro zu müssen.
- Lassen Sie eine Anfrage vom Interessenten sofort im Ton Ihres Vereins beantworten.
- Fragen Sie im Chat nach offenen Vertretungslücken für die kommende Woche.
- Sehen Sie auf einen Blick, wer in den nächsten Tagen zum Probetraining kommt.
Was wir für Sie bauen
- Disziplinen und Erfahrungsstufen
- Trainer- und Kursstammdaten
- Ihr Erscheinungsbild auf der Website
- Eine Textprobe im Ton Ihres Vereins für die vorformulierten Antworten
- Empfänger für Benachrichtigungen und Mail-Vorlagen
- Ihr Microsoft-365-Konto für die Anmeldung
- Welche Vereinssysteme der Chat abfragen darf
- Zugang per API-Key, Anmeldung oder beides
- Welche Fragen der Chat zuerst beantworten soll
- Zeitzone und Geschäftszeiten für die Umwandlung
- Wie viele Tage die Vorschauliste abdeckt
- Wer die Liste der anstehenden Probetrainings erhält
