Finden Sie zu jedem archivierten Dokument sofort wieder, wozu es gehört: Jahr, Konto und Beträge hängen daran und erscheinen, sobald Sie mit der Maus darüberfahren. Ältere Dokumente bekommen dieselben Angaben nachträglich. Selbst wenn die Datenbank einmal verloren geht, zeigt allein das Archiv noch, zu welchem Eintrag ein Dokument gehörte.
Der agentische Teil
Ein Agent versieht jede hochgeladene Datei automatisch mit Jahr, Konto und Beträgen des zugehörigen Eintrags. Für bereits vorhandene, ältere Dokumente trägt er dieselben Angaben nachträglich ein. So bleibt jedes Dokument seinem Eintrag zuordenbar, selbst wenn die Datenbank einmal verloren ginge.
Hauptfunktionen
- Jede Datei wird beim Hochladen automatisch mit den passenden Angaben versehen
- Übersicht über das ganze Archiv, Angaben je Datei beim Überfahren sichtbar
- Ältere Dokumente erhalten die Angaben nachträglich
- Test-Ablage und Live-Ablage sind getrennt
Einsatzszenarien
- Ein Betriebsprüfer will Jahre später wissen, zu welchem Konto ein bestimmter Beleg gehörte. Jedes archivierte Dokument trägt Jahr, Konto und Beträge, sichtbar beim Überfahren mit der Maus.
- Ein bestehendes Archiv aus der Zeit vor der Umstellung soll dieselben Angaben tragen wie neue Dokumente. Ältere Dokumente erhalten die Angaben nachträglich.
- Beim Testen einer neuen Funktion soll kein Testdokument im echten Archiv landen. Test-Ablage und Live-Ablage bleiben getrennt.
- Die Datenbank fällt aus, und trotzdem muss sich jedes Dokument seinem ursprünglichen Eintrag zuordnen lassen. Allein das Archiv zeigt dann noch, wozu ein Dokument gehörte.
Was wir für Sie bauen
- Welche Angaben aus dem Eintrag auf der Datei stehen sollen
- Der Speicherort und die Trennung zwischen Test und Live
- Die Nachbearbeitung der schon vorhandenen, älteren Dokumente
