Holen Sie die Lieferantenrechnungen eines Zeitraums auf einmal herein, sehen Sie sie zuerst in der Vorschau und buchen Sie sie dann in einem Schritt. Das Dokument liegt danach gleich in der Ablage daneben. Lassen Sie denselben Zeitraum ein zweites Mal laufen, wird nichts doppelt gebucht.
Der agentische Teil
Ein Agent holt für einen gewählten Zeitraum die Rechnungen und die vom Lieferanten selbst gemeldeten Summen und zeigt sie zuerst als Vorschau. Erst nach der Kontrolle bucht er sie in einem Schritt und legt das Dokument gleich in der Ablage daneben. Läuft derselbe Zeitraum ein zweites Mal, erkennt er das und bucht nichts doppelt. Rechnungen aus einem Guthaben lässt er bewusst aus.
Hauptfunktionen
- Rechnungen und ihre offiziellen Summen werden direkt beim Lieferanten geholt
- Der Import lässt sich vorab als Probelauf ansehen, bevor etwas gebucht wird
- Ein zweiter Lauf bucht nichts doppelt
- Jedes Dokument wird beim Buchen gleich mit archiviert
- Jeder so gebuchte Eintrag ist als maschinell gebucht gekennzeichnet
Einsatzszenarien
- Ein Lieferant stellt jeden Monat dieselbe Wartungsrechnung, und niemand will sie jedes Mal von Hand eintippen. Rechnung und Summe werden automatisch geholt, als Vorschau gezeigt und dann gebucht.
- Der Import wird versehentlich zweimal für denselben Monat gestartet. Der zweite Lauf erkennt die bereits gebuchten Rechnungen und bucht nichts doppelt.
- Ein Lieferant verrechnet eine Rechnung mit einem bestehenden Guthaben. Diese Rechnung wird bewusst nicht automatisch übernommen.
- Für einen neuen Lieferanten muss erst festgelegt werden, auf welches Konto und welchen Kontakt seine Rechnungen laufen. Diese Zuordnung gilt danach für jeden künftigen Import.
Was wir für Sie bauen
- Der Lieferant und seine Schnittstelle für Rechnungsdaten
- Der Zugang, der dafür freigeschaltet wird
- Konto, Kontakt und Belegart, auf die dieser Lieferant bucht
- Die Regel, was auf keinen Fall gebucht werden darf
