Agentic Scheduling & Appointments

Einsatzplanung im Wochenplan

Der Wochenplan zeigt Ihre Mitarbeiter in Zeilen und die Tage in Spalten. Für einen Auftrag oder Standort legen Sie Beginn, Ende und Dauer fest, und der Planer verteilt die Termine auf dieses Fenster. Zwischen den Standorten rechnet er Fahrzeiten mit 20 Prozent Puffer ein. Offene Bildschirme aktualisieren sich live, und für jeden Mitarbeiter gibt es den Einsatzplan als PDF.

Mit „Neu verteilen“ ordnen Sie einen Tag neu. Der Planer lehnt das ab, sobald Kunden benachrichtigt wurden oder eine Abwesenheit den Tag berührt. Ob ein Tag neu verteilt wird, entscheiden Sie.

Die Fahrzeiten kommen von Google Routes, wenn ein Schlüssel hinterlegt ist. Ohne Schlüssel gruppiert der Planer die Standorte nach Postleitzahl.

Listen jeder Art verarbeiten

Sie laden eine Liste hoch, gleich welcher Art: Kontakte, Standorte, Aufträge, Mitarbeitende oder Termine. Die AI legt daraus einen Entwurf mit neuen, aktualisierten und unveränderten Einträgen an oder schlägt einen Wochen- oder Monatsplan vor. Standorte im Umkreis von 150 Metern legt der Plan zusammen, pro Tag sieht er höchstens fünf Besuche vor.

Der Vorschlag erscheint im Wochenplan mit dem Hinweis „KI-gestützt erstellt“. Sie prüfen ihn und übernehmen ihn mit „In Wochenplan übernehmen“, auf Wunsch mit Zeitfenstern und Mail-Entwürfen, oder Sie verwerfen ihn.

Ein Sprachmodell bei IONOS verarbeitet die Liste. Welches, wählen Sie in den Einstellungen. Lange Importe laufen als Aufträge im Hintergrund, und Claude kann sie über den Connector starten.

Dienst-, Bereitschafts- und Anwesenheitsplan

Eine Monatsmatrix zeigt je Mitarbeiter Bereitschaft, Anwesenheit, Fortbildung, Urlaub, Zeitausgleich und Abwesenheit als Symbole mit Legende. Eigene Ansichten gibt es für die Rufbereitschaft, die Anwesenheit und die Gruppen. Gruppen führen ihre Leitung mit Datum, Feiertage laufen auf zwei Kalendern, und zu jedem Tag lässt sich ein Kommentar hinterlegen. Summen stehen je Person, Gruppe und Jahr.

Eine Excel-Liste lässt sich importieren. Weicht ein Importwert von einem manuellen Eintrag ab, bleiben beide Werte stehen, und Sie wählen den gültigen. Der Export nach Excel oder CSV läuft von Hand oder per Skript, und jeder Benutzer speichert seine persönliche Ansicht.

Diesen Plan haben wir in einem früheren Projekt gebaut. In den Planer bauen wir ihn auf Anfrage ein.

Self-Service für Kunden

Ihre Kunden bedienen sich selbst. Kunden, die Mail bevorzugen, erhalten eine Einladung mit einem Link, der 14 Tage gilt. Dort wählen sie Datum und Uhrzeit, geben ihre DSGVO-Einwilligung und sehen „Ihr Termin wurde reserviert!“. Wählen sie neu, gibt der Planer den alten Termin frei.

Bestätigungen und Absagen gehen über Microsoft Graph aus dem Postfach Ihres Unternehmens hinaus.

Anmeldung mit Zeitfenstern

Veranstaltungen haben einen Tagesplan mit Sitzungen je Stunde und Plätzen je Zeitfenster. Einmalige Termine mit Ja oder Nein lassen sich mit einer optionalen Auswahl anlegen. Sie melden jemanden stellvertretend an, und je Veranstaltung gibt es Auswahlen wie Menü, Ort oder Variante.

Jede Buchung erzeugt einen Kalendertermin. Eine Anmeldefrist läuft ab, oder Sie schließen die Anmeldung von Hand. Der Zugriff richtet sich nach Gruppen, ein Sichtbarkeitsfenster legt fest, von wann bis wann die Veranstaltung erscheint, und die Teilnehmerliste lässt sich ein- oder ausblenden.

Diese Anmeldung haben wir in einem früheren Projekt gebaut. In den Planer bauen wir sie auf Anfrage ein.

Assistent

Sie stellen Fragen in einfacher Sprache: Wer arbeitet an einem Tag oder in einer Woche wo, wie sieht der Plan einer Person aus, welche Zeitfenster sind frei, welche Reservierungen sind offen, welche Aufträge sind ungeplant, welche Fahrten hat der Tag, wie ausgelastet ist ein Mitarbeiter.

Der Assistent liest die Daten. Änderungen an Automatisierungen schlägt er vor, und Sie übernehmen sie mit „Übernehmen“.

Dieselben Lesefunktionen stehen dem Connector für Claude zur Verfügung. Das Modell läuft bei IONOS, und jede Antwort zeigt ihre Kosten.

Automatisierungen

Sie beschreiben eine wiederkehrende Aufgabe in einem Satz. Die AI schlägt die Schritte vor: Abfrage, Filter, AI-Aktion, Export als CSV, JSON oder Excel, PDF, Mail, Freigabe und Datenänderung. Sie übernehmen jeden Schritt einzeln oder alle zusammen.

Ausgeführt wird täglich, wöchentlich oder im Intervall. Ein Freigabeschritt hält den Lauf bei „Wartet auf Prüfung“, bis eine Person genehmigt oder ablehnt.

Jeder Lauf speichert Nutzung und Kosten.

Einladungen und Status

Je Kunde sehen Sie den Stand: Mailkontakt, reserviert, Mail versandt, bestätigt. Kunden, die Post bevorzugen, erhalten einen Brief, eine PDF-Seite je Kunde, und das Briefdatum wird festgehalten.

Sie senden eine Einladung erneut, verschicken eine Absage und laden eine Excel-Liste der Termine herunter. Vorlagen für Mail und Brief arbeiten mit Platzhaltern.